Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – еженедельному и ежедневному.
Вы должны сразу понять: контрольный список – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при еженедельном и ежедневном обзоре.
Для этого мы будем использовать Ежедневный и Еженедельный чек-листы. Подобные списки контрольных вопросов всегда были основным секретным оружием магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско». В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».
Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом.
Четко описанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает стресс.
Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!
Еженедельный чек-лист
Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние
Ежедневный чек-лист
Составление Ежедневного чек-листа – очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Это идеальный старт дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.
Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас
Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистой работы. Ваш внутренний «исполнитель» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда приступить. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью доверяться основному списку действий. Ваша задача – лишь учитывать уровни внимания и уверенно двигаться вперед.
Все сомневавшиеся в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить свободу, какую он дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.
Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись
Некоторые пункты Еженедельного чек-листа, о которых мы будем говорить, продиктованы здравым смыслом. Это обычное, традиционное управление проектами. Многие люди путают управление проектами и их планирование. Они с головой уходят в программы планирования и сложные таблицы, хотя на самом деле важно лишь то, чтобы кто-то достаточно регулярно следил и корректировал последовательность действий для обеспечения динамичной и продуктивной работы во имя поставленной цели. Детализированный, прямолинейный стиль управления очень утомителен. Он приводит к избыточной заорганизованности, чрезмерной увлеченности планированием и, в конце концов, к снижению продуктивности. Однако если вы участвуете в проекте, которым руководит настоящий профессионал в области управления, вы сразу чувствуете магию. Еженедельный контрольный список позволяет блестяще справляться с работой, но в то же время не превращает размышления в тяжкий труд.
В этот момент на передний план выступает ваш внутренний менеджер проектов. Он обеспечивает жесткость и дисциплину, необходимую для работы не над одним, а над всеми пунктами, включенными в ваш список проектов. Чек-лист позволяет определить набор действий для каждого из них, напоминает о взаимосвязях и взаимозависимости разных проектов – и при этом никакого чрезмерного планирования!
Давайте же теперь обсудим оба чек-листа более подробно, а затем вы сможете создать собственные.
Этапы составления еженедельного чек-листа
У каждого чек-лист свой, хотя здесь есть определенные шаги, расположенные в логичном порядке. Вот основные этапы составления Еженедельного чек-листа:
1. Очистка всех информационных потоков