Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. «Стервятники» прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.
Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Но с Основным списком действий вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия. Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.
Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить
Работу над этой книгой я пытался начать много раз. Каждый месяц назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, уходило по несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.
Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!
На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности. Возможно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.
Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [12]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания и задумался, а не подчиняется ли мировая экономика той же закономерности? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые из них имеют высокий КПД, а вклад в дело других – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.
Однако верно и обратное. Мы тратим массу сил на те 80 % действий, которые почти не приносят результата. Значительная часть того, что мы называем своей работой, состоит из пустых разговоров, смены шрифта с 10 на 12 и страстной тяги к совершенству. Есть и более бесполезные занятия – наполнение чайника, ожидание загрузки обновлений
Закон Паркинсона утверждает, что работа имеет тенденцию растягиваться, с тем, чтобы заполнить все имеющееся время. Проще говоря, мы очень редко трудимся с оптимальной скоростью. Попробуйте вспомнить, как вы заканчивали написание отчета или школьного сочинения. Чувствуя, что срок приближается, вы начинали писать слова чуть быстрее. Ускорялось и ваше мышление. И хотя количество ошибок могло увеличиться, ощущение срочности повышало эффективность. Если вы рассчитываете написать три сочинения за неделю, на эту работу уйдет именно неделя. Но, скорее всего, все они будут написаны в последний вечер каникул. Если бы вам дали всего один день на три сочинения, то вы поступили бы точно так же. Работа растягивается и сжимается в зависимости от имеющегося времени. Когда в следующий раз у вас будет два часа на написание отчета, подумайте, что было бы, если бы вам дали только час. Самые важные 20 % деятельности – те самые, которые производят 80 % ценности – вполне можно выполнить за этот час. Чем меньше мы склонны к перфекционизму [13], тем выше эффективность нашей работы. Порой она превосходит все наши ожидания.
Закон Паркинсона – прекрасный повод понять, почему наш второй мозг так эффективен. Ежедневный список дел, составленный по основному списку действий, а также привычные еженедельный и ежедневный чек-листы обеспечивают постоянную сосредоточенность и сводят к минимуму бесплодные и бесполезные действия.
Перфекционизм – опасное расстройство. Многое из того, что мы делаем, выходит за пределы необходимого и достаточного (закон 80/20) и за пределы того, что мы сами себе наметили (закон Паркинсона). Закон Хофштадтера гласит: «Работа занимает времени вдвое больше, чем вы предполагали, даже если вы учли закон Хофштадтера». Проснитесь и ощутите аромат капучино. Все, что вы делаете, склонно растягиваться и требовать гораздо больше усилий.
Закон Хофштадтера должен напоминать вам о том, что не стоит слишком усердствовать. Используйте закон Паркинсона, чтобы убедить себя работать в жестких рамках и временных ограничениях. И всегда помните принцип 80/20, дабы оценить, что по-настоящему важно. Жизнь так коротка!
В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю, которую он услышал много лет назад от школьного учителя. Учитель достал из-под стола большую банку и несколько крупных камней. Он сложил камни в банку, закрыл крышку и спросил у учеников: «Банка полна?» «Конечно, – ответили ученики. – Вы только что заполнили ее этими большими камнями». Тогда учитель полез под стол и достал мешочек с мелкими камешками. Он открыл крышку и стал сыпать мелкие камешки в банку, которые заполнили зазоры между большими камнями. «А теперь? – спросил учитель. – Теперь банка полна?». Некоторые ученики ответили: «Да», а другие задумались, что еще находится под столом учителя. И они оказались правы. Учитель достал мешочек с песком и стал сыпать его в банку. А когда она заполнилась большими камнями, мелкими камешками и песком, учитель сумел налить в нее еще и воду.
«Какой же урок можно извлечь из этого наглядного опыта? Чему он может научить нас в плане управления собственным временем?» Один из учеников поднял руку и сказал: «Хотя мы думаем, что наш день заполнен до отказа, мы всегда можем сделать что-то еще». Учитель ответил, что это правильно, но он хотел показать, что если нужно заполнить банку, то надо начинать с больших камней, возможно, этого будет достаточно.
Значительная часть нашего рабочего дня занята перекладыванием мелких камешков, возней с песком и переливанием воды. Электронные письма и информационные потоки – это всего лишь мелкая галька. Большие камни – те пункты основного списка действий, которые требуют проактивного внимания, значительных усилий, сложных переговоров и множества других поступков, что и делает их сложными. Большие камни следует ставить во главу угла. Начинайте каждый день с вопроса: «Каковы мои основные задачи на сегодня?» – и безжалостно на них сосредотачивайтесь, особенно в периоды проактивного и активного внимания. Пусть галька, песок и вода обтекают вокруг больших камней.
В книге «Незаменимый» Сет Годин говорит об «отгрузке» (‘
В последние годы то, чем занимались только крупные компании, стало доступно для множества людей:
Подумайте, что лучше – долго пытаться сделать что-то такое, что на миллиметр приблизит вас к совершенству (по факту никому не нужное), или сразу «отгружать» плоды ваших трудов? Эту фантастическую установку можно обобщить. Следует сосредоточиваться не только на действии, но и на вопросе: «А что получится, когда я закончу работу?» Порой мы так увлекаемся усовершенствованиями, что забываем о главной цели: дать миру что-то ценное. Даже если вы работаете над тривиальным отчетом, мысли о конечном результате позволят вам предложить креативную идею обслуживания потребителей или просто помогут справиться с неопределенным заключительным этапом более уверенно.
Иногда уже на финишной прямой нам вдруг не хочется завершать работу – возникают тревоги, как ее оценят другие люди, не выставим ли мы себя в невыгодном свете… Мы беспокоимся о совершенстве, а не о том, удастся ли нам достичь желаемого результата. Нас терзают сомнения, и так соблазнительно бросить весь проект либо продолжить затягивать работу. Дело не в том, как много вы работаете, а в том, как много вы «отгружаете», то есть насколько плодотворны результаты вашей работы.
Тактика действий
ebooksa