Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

• Сегодня многие переговоры ведутся онлайн. Электронную почту легко собрать, организовать и проанализировать, а потом предпринять необходимые действия. В этом вам поможет Outlook или другая программа, которой вы пользуетесь. В таких программах вся информация стекается в одно место. Социальные сети – вещь более сложная. Граница между работой и общением здесь размыта, поэтому если вы не возьмете в привычку отмечать принятые обязательства и обещания, то можете многое забыть и упустить.

Голосовая почта

• Голосовая почта нашего телефона – настоящий могильник информации, особенно если вы похожи на меня, то есть предпочитаете прослушивать голосовую почту на ходу и не всегда находите время, чтобы зафиксировать полученную информацию и вытекающие из нее обязательства.

Коллекционирование информации

Помимо проактивной фиксации идей, мыслей и потенциальных действий, нам нужно собрать воедино все листочки и электронные списки, содержащие информацию, которую следует организовать. У всех нас есть «сборные пункты», куда информация приходит регулярно и автоматически. Самые явные и часто используемые профессионалами – это электронная почта, документы и письма, скапливающиеся на рабочем столе. О разумном управлении электронной почтой мы с вами уже говорили. В папке «Входящие» новые письма ждут решения своей судьбы, и вы помните, как важно держать ее пустой. Пустая папка дает вам спокойствие и уверенность в том, что вы приняли все необходимые решения относительно полученной информации (принятие решений – это основа другой важной привычки, Организации).

«Сборные пункты»

Бумажные письма и другие документы, курсирующие по офису, многие люди складывают в специальные лотки: «Вход» и «Выход». Если у вас есть специальная полка для документов, то о повышении эффективности подобного подхода мы поговорим в главе «Организация». Если полки у вас нет, то подумайте, где вы или другие люди могли бы складывать новые документы и письма на вашем рабочем столе. Скорее всего, вы уже инстинктивно выбрали такое место и пользуетесь им, не обозначая специальными ярлыками. «Сборный пункт» необязательно должен быть заурядным. Я знал людей, которые использовали для этого дверцу домашнего холодильника, сигаретные пачки и тому подобное. А огромное множество людей до сих пор записывают все важное на тыльной стороне ладони! Давайте же перечислим самые удобные места сбора информации.

Настольные лотки

• В настольные лотки можно складывать письма, документы и другие бумаги. Они же могут служить «организационным пунктом» для всех записанных на бумаге мыслей и идей.

• Подумайте об аналогичной системе для дома. Хотя это может показаться чрезмерным, но вы сразу же почувствуете, что такой лоток заметно сократит количество бумаг, раскиданных по всему дому и занимающих все плоские поверхности. Вы приносите домой документы с работы, определенные документы нужно забрать из дома в офис. Кроме того, и в самом доме возможно множество информационных потоков, к которым вполне применимы принципы «Сбора и фиксации». Советую завести подобные лотки для всех членов семьи. На собственном опыте убедился, что это заметно снижает количество семейных конфликтов и укрепляет отношения! Разместите лотки с документами поближе к входной двери – и тогда вы будете регулярно их опустошать: все ненужное будет выброшено, а рабочие документы станут гораздо быстрее возвращаться в офис.

Бумажник/сумочка

• Если вы похожи на меня и ваша работа частенько проходит вне офиса, то у вас наверняка скапливаются билеты и чеки, которые подтверждают ваши расходы. Эти документы тоже надо собирать. Как большинство из нас убедилось на собственном горьком опыте, потерять чеки или забыть, что они означают, очень легко, особенно если между моментом получения и организацией проходит много времени.

Пластиковые папки формата А4

• Когда я нахожусь вне офиса, то в сумке от моего ноутбука всегда лежат две очень важные пластиковые папки. На одной написано «В офис», на другой – «Домой». Если в процессе работы у меня появляются какие-то документы или записи, то я использую эти папки в качестве временных лотков, чтобы затем, добравшись до дома или офиса, переложить их туда, где им и место. Я убедился, что такие папки просто бесценны. Во-первых, без них я просто сваливал бы все бумаги в сумку, где они в лучшем случае измялись бы, а в худшем – вообще потерялись. Во-вторых, работать с ними очень легко. Я без труда раскладываю сложенные в них документы туда, где они должны находиться.

Стационарный компьютер

• Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не требуется!

УПРАЖНЕНИЕ: СОКРАЩЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА «СБОРНЫХ ПУНКТОВ»

Прежде чем начать использовать систему эффективности КОРД, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:

Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?

На диаграмме модели эффективности КОРД вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.

Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.