Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных
Так мы получаем выборку на сводной таблице с данными по ключевым показателям с планом и фактом.
На листе «Чистовик» приступаем к созданию первой карточки KPI. Поставив курсор в ячейку, добавляем ссылку на общий показатель плана на листе «Черновик». Для этого вводим =черновик! А43, где А43 – адрес ячейки на листе с выборками. Получаем необходимое значение уже в «Чистовике».
Если ссылка выглядит не так – отключите режим GETPIVOTDATA (ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ)
Изначально ссылка на ячейку может выглядеть следующим образом:
=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ («Сумма по полю План»; Черновик!$A$42). В таком случае нужно отключить функцию GETPIVOTDATA.
Эта функция нужна в Excel: она извлекает нужные данные из сводной таблицы, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах, но при создании дашборда становится головной болью.
Находясь в любой ячейке выборки, зайдите на вкладку «Анализ сводной таблицы» → «Сводная таблица» → «Параметры» → уберите галочку «Создать GetPivotData».
Так вы будете получать ссылки на ячейки сводной таблицы не с помощью GETPIVOTDATA, а привычным способом – в виде ссылок на ячейки A1, B2 или C4.
Обратите внимание! Если ссылки на сводную таблицу были созданы до отключения режима, то они остаются в первоначальном виде и после отключения.
Если число в карточке состоит из большого количества знаков, измените его разрядность, например переведите в тысячи или миллионы. Так показатель станет более компактным и простым для восприятия.
В ячейке над показателем пишем его название и указываем разрядность: «План, тыс. руб.». Исходные данные в ячейке разделим на 1000. Останется только задать вид числа. Делаем это на вкладке «Главная» в разделе «Число»:
клик по иконке «Формат с разделителями» (выглядит как «000») добавит пробел между разрядами числа;
клик по иконке рядом «Уменьшить разрядность» (000 со стрелкой вправо) уберет числа после запятой.
НЕ СТРОЙТЕ ГРАФИК РАДИ ОДНОГО ЧИСЛА!
Такая визуализация не добавляет информативности, а отвлекает внимание от числа и образует информационный шум в виде шкалы, линий и столбцов. Один столбик не с чем сравнивать, поэтому и смысла в нем нет – представляйте KPI в карточках.
Чтобы сделать акцент на значении показателя, увеличим размер его шрифта до 20.
Акцентировать внимание на карточке поможет заливка: добавим ее в ячейку с числом и названием показателя, а также в соответствующие ячейки соседних столбцов. Не выбирайте темные или яркие цвета – на их фоне значения могут потеряться.
Для подбора размера карточки растяните столбец со значением. При этом может нарушиться выравнивание числа. Чтобы это исправить, зададим формат ячейки на вкладке «Главная»: в разделе «Число» нажмите на прямоугольник со стрелкой. В открывшемся окне «Формат ячейки» необходимо:
выбрать в разделе «Числовые форматы» вид «Числовой»;
убедиться, что число десятичных знаков равно нулю;