Большинство организаций рано или поздно сталкиваются с такими ситуациями. Когда в совместной работе задействованы люди из разных мест и часовых поясов, когда приходится иметь дело с разными графиками работы и с языковым барьером, обеспечить соблюдение дедлайнов всеми участниками взаимодействия становится гораздо сложней.
Поэтому для руководителя важно иметь отлаженный механизм действий, позволяющий всегда устанавливать реалистичные сроки выполнения, разъяснять последствия их несоблюдения и учитывать непредвиденные обстоятельства, из-за которых (а такое неизбежно случается) что-то пойдет не так.
Относитесь к определению дедлайнов вдумчиво. Устанавливая сроки выполнения работ, Мэри, старший вице-президент одного из подразделений компании гостиничной отрасли, обсуждала их со своей командой менеджеров следующим образом. На собраниях она говорила: «Это только мысли вслух, но мне кажется, крайний срок выполнения этой работы – 1 декабря. Это пока не окончательный дедлайн. Мне хотелось бы, чтобы вы высказались по этому поводу».
Зачем Мэри это делала? Чтобы подчиненные не молчали, думая, что она уже приняла решение, а высказывались по поводу любых потенциально возможных проблем. Кроме того, Мэри поощряла электронные письма с собственным мнением от сотрудников, которые промолчали на собрании. Возможность высказаться в электронном письме давала этим сотрудникам ощущение психологической безопасности, которая необходима для участия в диалоге. Такое участие помогало им принять окончательный вариант дедлайна, даже если их мнение на него никак не повлияло.
Перестаньте отменять встречи и мероприятия
Отмена собраний и встреч в современном деловом мире стала настоящей проблемой. Дело осложняется еще и тем, что мы все загружены и даже перегружены (по крайней мере, мы сами так считаем). Нам проще заранее назначить встречу в календаре
Если вы постоянно отменяете собрания, то можете ожидать снижения морального духа команды, нехватки времени на совместный поиск идей и общую потерю доверия к руководству.
Вот пример. Надя руководит отделом внутреннего маркетинга в крупной страховой компании. Ее команда три недели работала над годовым планом стратегии для директора по инновациям, но он отменил встречу за несколько часов до ее начала. Конечно, встреча в конечном итоге была назначена на другой день, но из-за ее отмены вся команда почувствовала себя обесцененной и ненужной (подумать только, сколько было положено труда!). Это было сигналом неоднозначного отношения: ведь если бы встреча была действительно важной, она бы состоялась.
Причем не так плоха была отмена встречи сама по себе, как краткое электронное письмо без объяснения причин этой отмены. Конечно, отменять некоторые встречи неизбежно приходится всем, но это нужно делать правильно. Руководителю следовало напрямую извиниться и объяснить, почему встреча была отменена. Кроме того, ему нужно было изложить причины отмены уважительным тоном, например используя фразы «я понимаю, насколько это важно…» или «давайте как можно скорее назначим другие сроки для этой встречи…».
«Отписываюсь от рассылки» – реакция на цепочку писем в формате «Ответить всем», которая зашла слишком далеко.
«Ой, мне и правда не стоит писать электронные письма до того, как я выпью кофе» – попытка обелить себя после наспех написанного и поспешно отправленного письма.
«Не хочу показаться грубым, но…» – начало пассивно-агрессивного письма, отправленного слишком поспешно.
В этой книге я уже не раз говорила, что используемые в наше время каналы общения асинхронны. Несколько сообщений могут отображаться одновременно, что ставит под сомнение само понятие «последовательность». Мы забываем старую истину: тише едешь – дальше будешь. Пропущенные или дублирующие друг друга сообщения могут подорвать доверие к совместной работе, создавая недопонимание. Результатом становится невыполнение обязательств и отмена встреч, а в более широком масштабе – бездействие или, что еще хуже, хаос.
Тот факт, что между отправленным письмом и ответом на него проходит некоторое время, порождает ещё одну проблему, а именно: до того, как мы получим ответ на свое письмо, обстоятельства уже могут резко измениться. С каждой секундой нам хочется получить ответ всё сильнее, мы чувствуем нетерпение и возмущение, мы на пределе. Эта проблема особенно актуальна для руководителей международных организаций, в которых сотрудники могут находиться в разных часовых поясах.
«Я просыпаюсь у себя в Нью-Йорке, а у меня в почтовом ящике уже пятьдесят писем касательно какой-нибудь ситуации в нашем офисе в Шанхае, – говорит Сэм, руководитель объединенного центра обслуживания
Если вы можете противостоять слепому импульсу немедленно ответить на электронное письмо, это прекрасно, потому что наступившая тишина придаст вам сил и позволит взять ситуацию под контроль. Если сообщение не слишком срочное, не бросайте всё, чтобы сразу же ответить на него. Коллективным интересам (включая ваши собственные) гораздо лучше отвечает взвешенный стратегический ответ. Пауза позволяет нам увидеть вещи в перспективе, рассмотреть все аспекты, проанализировать то, что произошло, и предсказать, что может произойти дальше.
В цифровой среде поспешность может также способствовать проявлениям стадного инстинкта и подрывать командное творчество. Шесть писем «да» подряд мешают седьмому человеку сказать «нет». Поспешное «Все согласны?» в конце видеоконференции совсем не похоже на настоящее приглашение к обсуждению.
Выдержите паузу в несколько дополнительных минут и перечитайте, что вы только что написали. Вы действительно написали, что хотели сказать? При всех своих недостатках, асинхронное общение дает нам время обдумать свои слова, а не просто выпаливать их не подумав. Что уж говорить, это действительно большое преимущество. Выбирая между быстрым ответом и вдумчивым ответом, не склоняйтесь автоматически в пользу первого: второе может оказаться куда более ценным.
• Не соглашайтесь на выполнение какой-либо задачи, не проанализировав сначала все детали (каковы крайние сроки, кто будет работать с вами, какие ресурсы будут в вашем распоряжении). Если изначально что-то не ясно, проявите инициативу и выясните всё необходимое, прежде чем планировать дальнейшие действия.
• Не ждите, что на ваши сообщения будут отвечать немедленно. Вы должны понимать, что в данный момент люди могут быть заняты и другими делами. Поставьте себе напоминание отправить еще одно письмо через два дня (если, конечно, это не срочно; в противном случае, если ожидание ответа слишком затянется, попробуйте продублировать сообщение по другому каналу).
ebooksa