Сейчас практически невозможно поверить в то, насколько безалаберно тогда работали с деньгами. У каждого подразделения были собственные средства, деньги от продаж поступали на собственные счета подразделений, с этих же счетов оплачивались текущие расходы. Так как продукцию продавали только подразделения, кассовая выручка никогда не попадала в корпорацию. У нас не было эффективной процедуры перемещения денег из мест, где они у нас были, в места, где они нам требовались. Когда наступал срок выплачивать дивиденды и налоги или когда требовались деньги на аренду, зарплату и другие расходы штаб-квартиры, казначей запрашивал наличность у подразделений. Но эта процедура выполнялась не так гладко, как хотелось, потому что, действуя независимо, подразделения пытались удерживать достаточный объем денежных средств на случай собственных неотложных нужд. Поэтому когда денег у них оказывалось больше, чем требовалось в текущий момент, подразделения не торопились передавать избыток средств корпорации.
Я, в частности, помню, что в то время подразделение Buick делилось финансами с огромной неохотой. Это прибыльное подразделение естественным образом оказалось самым полноводным источником средств для корпорации, и, осознав это, финансовые сотрудники Buick изо всех сил старались отложить представление отчета о наличии финансовых средств. В Buick сложилась практика хранения больших объемов наличности в заводских отделах сбыта. Информация об этих деньгах не поступала в штаб-квартиру, пока подразделение Buick не подавало ежемесячный финансовый отчет подразделения в целом, а это происходило месяц или два спустя. Когда корпорации требовались деньги, казначей Мейер Прентис пытался угадать, сколько денег есть у Buick на самом деле и сколько с них удастся стрясти. После этого он обычно отправлялся к Флинту (Flint), обсуждал с ним другие вопросы, касающиеся Buick и штаб-квартиры, а в конце, как бы между делом, поднимал вопрос денежных средств. Финансисты Buick неизменно удивлялись «непомерности» запросов Прентиса и обычно старались уклониться от перевода такой большой суммы. Естественно, такая игра в кошки-мышки не способствовала эффективному использованию фондов, особенно если в одних подразделениях было больше текущей наличности, чем нужно, а другим ее не хватало.
В 1922 году мы изменили все это, создав объединенную систему управления денежными средствами. Это был новый принцип работы в крупной корпорации. Мы открыли депозитные счета примерно в сотне банков в Соединенных Штатах, и все поступающие на эти счета суммы записывали на счет корпорации General Motors. Всеми перечислениями с этих счетов управляли сотрудники центрального финансового аппарата. У подразделений не было на это полномочий.
В такой системе переводы между банками выполнялись быстро и автоматически. Финансовые сотрудники корпорации определяли фиксированный минимальный и максимальный остаток на таких счетах в зависимости от размера банка и активности операций по счету. При каждом превышении максимального остатка на таком счете избыток сверх фиксированного максимума автоматически переводился по телеграфу Федеральной резервной системы в один из центральных резервных банков. Счетами в этих резервных банках также управлял центральный финансовый аппарат. Подразделения, которым требовались деньги для собственных нужд, могли запросить в штаб-квартире телеграфный перевод соответствующей суммы. В течение двух-трех часов средства из одного города можно было перевести в подразделение, которое в них нуждалось, причем это подразделение могло находиться в другом городе или вообще в другой части страны.
За счет прекращения денежных расчетов между подразделениями сократился объем денег в пути. Мы создали внутрикорпоративную процедуру расчетов, в которой финансовый аппарат штаб-квартиры действовал как клиринговая палата для расчетов по платежам и авансам между подразделениями. Для проведения платежей мы использовали не денежные средства, а внутрикорпоративные расчетные сертификаты.
В это же время мы стали ежедневно рассчитывать объем финансов, ожидаемый через месяц, при этом учитывали план продаж, зарплаты, оплату материалов и т. п. Фактические балансы денежных средств корпорации ежедневно сравнивались с этой плановой кривой. Расхождение фактической и плановой кривых служило сигналом к выяснению причины такого несоответствия и принятию соответствующих корректирующих мер на соответствующем уровне организации.
Побочным эффектом новой системы управления денежными средствами стало расширение возможностей кредитования для General Motors. Установив хорошие рабочие отношения со множеством банков, мы смогли получить расширенные кредитные линии, которые очень нас выручали в случае необходимости. Благодаря снижению денежных остатков в банках эта система также позволила нам инвестировать избыточные суммы – обычно в краткосрочные государственные ценные бумаги. Так мы получали доход с денег, которые раньше просто лежали на счетах, а значит, повышали отдачу от нашего капитала.
Многие люди потрудились для создания системы работы с наличностью. Раскоб видел необходимость в такой системе. Он попросил Прентиса подготовить план, и тот создал первый набросок – в этом ему помогали многие сотрудники. В целом разработанная ими методика по-прежнему используется в General Motors для управления денежными средствами.
Контроль складских запасов
Худшей из всех критических проблем было затоваривание складов. Я уже рассказывал, как объем бесконтрольных закупок сырья и полуфабрикатов, инициируемый руководителями подразделений, достиг в 1920 году 209 млн долл., что было на 59 млн долл. больше максимальных квот исполнительного и финансового комитета и намного превышало объем, который требовался производству в данный момент. Я также говорил, как финансовый комитет, чтобы взять под контроль склады, во временном аварийном порядке отобрал у подразделений права на управление складскими запасами и 8 октября 1920 года назначил комитет по складским запасам во главе с Праттом, который работал под началом Дюранта.
Джон Л. Пратт – один из самых блестящих управляющих, которых я знал. До прихода в компанию он был инженером-строителем. В 1905 году он поступил на работу в компанию du Pont, где проектировал и строил заводы. В 1918 году его назначили главой отдела в подразделении du Pont Development, которое в то время сотрудничало с General Motors. Пратт тесно сотрудничал с Дюрантом и в 1919 году по предложению Дюранта перешел в General Motors на должность его помощника. Пратт выполнил ряд важных проектов в General Motors, он отвечал за запуск Frigidaire и развитие этого проекта в последующие годы. Он также заменил меня на посту главы отделов аксессуаров. Много лет Пратт, Браун и я работали на одном этаже и взаимодействовали друг с другом по всем рабочим вопросам. Можно сказать, что, когда я стал президентом, Пратт был моим теневым помощником. У него оказалась замечательная способность легко и просто справляться с серьезными проблемами. Он видел суть проблемы.
Отставка Пьера С. Дюпона, после которой я занял его пост, знаменовала конец первого периода существования современной корпорации.
«Первый шаг комитета по складским запасам во время кризиса 1920 года, – писал позже Пратт Раскобу, – разослать подписанное президентом корпорации General Motors письмо с предписанием ничего не закупать, остановить все поставки, пока комитет по складским запасам не проанализирует ситуацию индивидуально с каждым главным управляющим в подразделениях и не решит, какие материалы действительно нужно получить, а какие нет… По большей части эта работа требует переговоров с главными управляющими и подробного обсуждения ситуации со складскими запасами в подразделении».
Главные управляющие обратились к поставщикам, и я знаю только один случай, когда дело дошло до суда, и то это было в подразделении, производившем трактора, а не автомобили. После этого была налажена система контроля подразделений. Оригинальный меморандум Пратта с описанием процедуры выглядел так: «После остановки входящего потока материалов каждый главный управляющий предоставлял комитету по складским запасам ежемесячный отчет с оценкой продаж в следующие четыре месяца, а также оценкой объема материалов и выплат зарплаты, которые необходимы для выпуска количества продукции, соответствующего плану продаж. Комитет по складским запасам внимательно изучал эти бюджеты и обсуждал их с главными управляющими; после согласования комитет по складским запасам выделял материалы для производства на месяц». Так удалось взять под контроль затоваривание складов, снизить складские запасы и сэкономить деньги. В частности, объем складских запасов снизился с 215 млн долл. в конце сентября 1920 года до 94 млн долл. в конце июня 1922 года, а оборачиваемость запасов повысилась с двух в сентябре 1920 года до более чем четырех в июне 1922 года.
Бредли сказал мне, что из этого опыта он сделал важный вывод: единственный способ сократить запасы, особенно во время снижения рынка, – сократить обязательства по закупкам и сами закупки сырья и материалов. Это же очевидно, не так ли? Не совсем. В любом случае нам потребовалось много времени, чтобы научиться на собственном горьком опыте. В те дни главные управляющие были оптимистами, как и большинство руководителей, занимающихся сбытом в автомобильной компании, – да они и сейчас неисправимые оптимисты. Они всегда ожидали роста продаж, поэтому стремились заполнить склады на этот случай. Когда наполеоновские планы продаж оказывались несостоятельными, возникала проблема, решить которую ко всеобщему удовольствию не всегда удавалось. Так мы научились относиться скептически к ожиданию роста продаж в будущем как методу решения проблемы роста запасов. Мы заняли следующую позицию: реальный объем запасов, закупок и обязательств по закупке следует сокращать, но держать в уме, что его можно увеличить позже, когда планы подтвердятся реальными продажами.
Описанные мной чрезвычайные меры возложили ответственность за всю корпорацию, так сказать, на саму корпорацию. Но подобная централизация не соответствовала нашим представлениям о долгосрочных принципах работы General Motors. Вскоре мы снова вернулись к децентрализации.
В своем отчете финансовому комитету 21 апреля 1921 года Дональдсон Браун предложил долгосрочную политику контроля запасов:
«Похоже, критические обстоятельства, заставившие нас создать комитет по складским запасам, перестали быть столь критическими, теперь мы можем закрыть комитет и вернуть контроль запасов в обойму других производственных задач, за которые отвечает вице-президент по производству.
Функция комитета по складским запасам заключалась в том, чтобы согласовывать поставку материалов на производство с учетом планов производства, а также одобрять или отклонять прием материалов, если это грозило превышением объема, необходимого для текущего производства.
Производственные отделы нужно рассматривать как основной орган контроля запасов. Перевод комитета по складским запасам под юрисдикцию финансового комитета с делегированными ему полномочиями по контролю запасов создает условия для дублирования ответственности, что в обычных условиях вредно и нежелательно…»
ebooksa