Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

Структура:

♦ Используйте строку темы, чтобы задать тон общения еще до того, как получатель откроет ваше электронное письмо. Строка темы, оставленная пустой, – это как минимум упущенная возможность, а некоторые получатели старшего поколения даже считают это признаком неуважения. Задумайтесь: как маркетологи электронной почты заставляют вас открыть их письмо? Ответ: с помощью броской темы, которая обещает вам скидку, распродажу или список интересных фактов. На работе нам всем приходится делать «промоушен» самим себе – так почему бы не попробовать сделать так, чтобы ваши запросы оказались у собеседника в числе приоритетов? Чтобы добиться этого, всегда начинайте письмо с конкретной и четкой темы, ориентирующей на действие.

Хорошо: Отчет о проекте Roadside Inc: финальные изменения

Плохо: Отчет о проекте

♦ Говорите прямо. Конечно, не нужно сразу же повторять то, что написано в теме письма, однако без любезностей тоже вполне можно обойтись. По большей части в электронных письмах не стоит задавать вопросы типа «Как прошел день?» или интересоваться, как дела у детей. Переходите сразу к сути.

♦ Вычитывайте письма на предмет ясности, а не только на предмет ошибок. Неправильно понять электронное письмо может любой. Если вы пишете коллегам, которых видите каждый день, это не означает, что они обязаны уметь правильно интерпретировать ваши намерения (или читать ваши мысли). Постарайтесь не говорить загадками. Перечитайте свое электронное письмо и спросите себя: если бы я был не собой, а другим человеком, понял бы я свое сообщение? Этот навык тоже формируется не сразу, поэтому лучше дайте еще кому-нибудь прочитать ваше письмо или попросите получателя предоставить обратную связь. Если реакция получателя будет не такой, как вы ожидали, попросите разъяснений!

Хорошо: Давайте удалим последнюю страницу и уменьшим общее количество страниц до 20

Плохо: Этот документ слишком длинный

Советы профессионала:

♦ Как можно реже используйте опцию «Ответить всем». Этот вариант необходим только в исключительных случаях, когда действительно нужно о чем-то информировать сразу всех сотрудников.

♦ Избавляйтесь от лишнего. Если цепочка писем продолжается уже больше трех или четырех «раундов», вся строка темы заполняется одними Re: и Fwd:. Замените их подходящей, краткой, ориентированной на конкретные действия темой письма, которое вы собираетесь отправить.

♦ Избегайте тем, вызывающих беспокойство, таких как «Пожалуйста, позвоните мне» или «Зайдите в офис к генеральному директору». Это не то, что подразумевается под «ориентированностью на действия». Конечно же, выражайтесь кратко, но не забудьте включить необходимые детали, дающие достаточно полное представление о ситуации.

♦ Используйте ссылки. Если вам нужно добавить ссылку, вставьте ее в текст, выделив соответствующие слова и используя функцию вставки ссылки, предлагаемую Office, Gmail, Yahoo! и большинством других почтовых сервисов. Если у вашей компании есть внутренний сервер, вы можете выделить местоположение документа и вставить его в текст аналогичным образом.

Когда следует переключиться с электронной почты на другое средство связи?

Выражайтесь кратко. Электронные письма длиной более пяти предложений обычно просматривают невнимательно! Для более сложных тем и заданий выберите телефонный звонок или очную встречу. Используйте маркированные списки, полужирный шрифт или курсив, а указание на конкретные действия в конце письма выделяйте цветом.

Дайте контекст. Может быть, вам или вашему собеседнику нужно больше информации о ситуации, чем можно предоставить по электронной почте? Если да, то лучше запланируйте личную встречу или телефонный звонок.

Обмен смс и мгновенными сообщениями

Примеры: СМС, Skype, Slack, Google Chat и т. д.

Уровень официальности в общении на рабочих местах неуклонно снижается, и по мере этого всё более популярным становится обмен СМС и мгновенными сообщениями. В этом разделе мы объединим две эти формы ускоренной цифровой коммуникации, поскольку используемые в них условные обозначения во многом схожи.

Аудитория:

♦ Это каналы, созданные для непринужденного общения. В целом общение с помощью этих средств больше всего подходит для получателей, с которыми у вас неформальные отношения. Условные обозначения, эмодзи, избыточное использование пунктуации, типичные для общения в СМС и мессенджерах, как правило, неуместны в официальном обсуждении. В профессиональной обстановке старайтесь писать полными предложениями (хотя полностью писать каждое слово не обязательно). Сокращения – это нормально.