Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

• Электронная почта

• Обмен СМС и мгновенными сообщениями

• Телефонная конференцсвязь и видеоконференции

Электронная почта

Получатели:

♦ Иерархия имеет значение. В некоторых корпоративных культурах значение имеет порядок, в котором люди указаны в списке получателей. Представьте, что строчки «Кому», «Копия» и «Скрытая копия» – это места за столом на званом ужине в старомодной семье. Первым должен идти начальник, а все остальные выстраиваются в очередь за ним в зависимости от должности.

♦ Учитывайте корпоративную культуру. Если вы работаете в солидной и консервативной организации, не забудьте использовать соответствующее официальное приветствие, заключительную фразу и подпись.

Хорошо: Господин Робинсон, … С уважением, Эрика Дхаван, генеральный директор[156]

Плохо: привет, Сэм… Эрика

Если корпоративная культура у вас в организации достаточно неформальна, руководствуйтесь здравым смыслом, но при этом обязательно учитывайте манеру собеседника и отражайте ее в своих письмах.

Заключительные формулы, наиболее часто используемые в электронных письмах

Отсутствие подписи – эквивалент неловкой ситуации, когда вы уходите из комнаты не прощаясь. Вашему собеседнику остается лишь задаваться вопросом, случайно ли вы нажали «Отправить» или просто плохо воспитаны.

Ваше имя без заключительной фразы – этот вариант следует использовать только в том случае, если вы хорошо знакомы с получателем или если в цепочке писем уже более трех-четырех сообщений.

«Всего наилучшего» / Best – полуофициальная, ни к чему не обязывающая заключительная фраза. Автор письма хочет, чтобы вы думали, что он профессионал и при этом приятен в общении. Для новых контактов лучше предпочесть более официальный вариант – «С уважением».

«С наилучшими пожеланиями» / Regards – эта заключительная формула несколько устарела, она воспринимается более или менее нейтрально, но некоторым может показаться слишком сухой.

«С любовью» / Love – неуместно для рабочего места. Даже если адресат ваш лучший друг, в рабочей переписке этот вариант лучше не использовать.

«С глубоким уважением» / Sincerely – эта заключительная формула обычно используется теми, кто находится на более низкой ступени корпоративной лестницы и при этом пишет письмо боссу своего босса. Если это не так, то, вероятно, это пишет специалист по пиару, желающий срочно решить проблему. Если вы не относитесь ни к одной из этих двух категорий, то эта формула будет выглядеть слишком официально и, возможно, даже неискренне.

«До связи» / Talk soon – эта формула очень хорошо подходит для писем, ориентирующих адресата на определенные действия или подразумевающих какую-либо подготовительную работу к предстоящей встрече или телефонному звонку. Она звучит красиво, непринужденно, деловито и дружелюбно, но не слишком.

«Заранее спасибо» / Thanks in advance – практика показывает, что это самая эффективная заключительная формула для любого электронного письма[157]!

Тайминг:

♦ Электронная почта становится всё быстрее. Исследование, проведенное Инженерной школой Витерби Университета Южной Калифорнии в 2015 году, показало, что в 50 % случаев люди отвечали на электронное письмо в течение часа. Для респондентов в возрасте от 20 до 35 лет эта цифра составила всего 16 минут. Люди в возрасте от 35 до 50 лет обычно отвечали в течение 24 минут, а люди в возрасте 50 лет и старше – примерно через 47 минут. Вполне возможно, что за время, прошедшее с момента публикации этого исследования, время отклика сократилось еще больше, поскольку с каждым днем всё больше людей начинают отвечать на электронную почту с помощью мобильного телефона.

♦ Демонстрируйте уважение к собеседнику с помощью уведомления о прочтении. Поскольку электронная почта стала более динамичным каналом общения, рекомендуется сообщить отправителю, что вы получили его письмо, но вам нужно более нескольких часов, чтобы ответить. Вместо того чтобы заставлять получателя ждать (и беспокоиться), просто напишите: «Получил! Свяжусь с Вами во вторник».