Как говорить с кем угодно на работе. 72 приема для успешного общения с коллегами, начальниками, подчиненными и клиентами

Глава 18

Как расположить к себе адресата

в электронной переписке

Если вы пользуетесь интернетом, скорее всего, у вас есть адрес электронной почты. А если у вас есть адрес электронной почты, то вы писали и читали электронные письма. Конец главы: вы же умеете пользоваться электронной почтой, верно? Вы написали то, что хотели, и донесли до адресата свою точку зрения? Ваше электронное письмо или сообщение в чате никого не задело и не ранило? Никто не понял его превратно? Никто не нашел в вашем письме скрытый смысл, которого вы в него не вкладывали, верно?

Ну конечно же, получатели письма провалили дело и не поняли ваших намерений! Они прочитали ваше сообщение, осмыслили его, и в их сознании оно стало таким, каким они хотели его видеть. Текст вашего письма, начиная с самого первого слова и заканчивая вашей подписью, время, которое у вас заняло написание ответа, кому вы отправили копию, а кому нет – все это навсегда останется выбитым в камне доказательством того, в чем вас захотят обвинить, чем бы это ни было. (Удаление сообщения на вашем компьютере или других устройствах не поможет, потому что хороший IT-специалист сможет восстановить тексты и сообщения, удаленные несколько месяцев или даже лет тому назад.) Вы не сможете переиграть ваших критиков. Или сможете?

Вообще-то сможете. Потому что есть способы предотвратить ситуацию, когда ваши электронные письма станут искрой, от которой полыхнет вся организация. Я не буду приводить здесь слишком много конкретных советов, потому что в интернете есть много отличных рекомендаций, например:

• Оптимизируйте свое письмо для чтения на мобильных устройствах.

• Не прикрепляйте вложения, за исключением случаев, когда это необходимо.

• Пишите тему сообщения кратко (менее 35 знаков).

• Не меняйте темы сообщений в процессе переписки.

• Пишите короткими абзацами и старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было максимально кратким.

• По возможности оформите основные тезисы в виде маркированного списка.

• Написание текста заглавными буквами – аналог крика.

• Используя только строчные буквы, вы выглядите инфантильным человеком.

• Не рассчитывайте на то, что ваше сообщение никогда не будет опубликовано.

• Будьте осторожны, используя функцию «Ответить всем».

• Обращайте внимание на разницу во времени из-за часовых поясов.

• Перед отправкой письма запустите проверку правописания и перечитайте текст письма заново.

• Не отправляйте деловые письма и сообщения в выходные дни и нерабочие часы.

• Будьте осторожны, отправляя скрытые копии – вас могут заподозрить в коварстве и интригах.