Как говорить с кем угодно на работе. 72 приема для успешного общения с коллегами, начальниками, подчиненными и клиентами

• Проверьте все ссылки и убедитесь, что они работают.

• Чтобы ваше сообщение не затерялось среди сотен других, которые увидит получатель, когда придет на работу, отправьте сообщение немного позже времени прибытия этого человека на работу.

Располагающее окончание письма и подпись

Хотя электронная почта давно стала неотъемлемой частью нашей жизни, я обнаружила, что люди все еще допускают оплошности при составлении своей подписи, поэтому давайте ненадолго остановимся на этой теме. Если вы пишете кому-то за пределами вашей компании, подойдет простая подпись с данными вашей организации, которая добавляется автоматически (и даже она вам не нужна, если вы пишете кому-то, с кем давно или близко сотрудничаете). Перед подписью вы можете добавить простое «Спасибо», «Заранее Вам благодарен» или «Хорошего дня». Избегайте подписей с вычурными шрифтами, фотографиями, мелькающими логотипами компании или навороченной графикой, которая загружается целую вечность (очень жаль, что вы не можете «отписаться» от некоторых людей, с которыми вам приходится иметь дело).

Следующий прием поможет вам сделать ваши письма более теплыми и личными. Многие работники в письмах клиентам, коллегам или руководству сразу начинают сообщение с их имен, например «Привет, Хайден», «Здравствуйте, Хайден», «Здоро́во, Хайден» или даже просто «Хайден». Но не позволяйте этому средству привлечения внимания адресата – его собственному имени – потерять свой вес, употребляя его в привычном месте. Заставьте его работать на вас, использовав в другой части вашего сообщения, чтобы отметить важный момент либо подчеркнуть вашу взаимосвязь в конце послания.

Люди оживляются, когда слышат свое имя в толпе, и точно так же они будут уделять больше внимания вашему сообщению, когда встретят в его тексте свое имя. Предположим, вы хотите, чтобы Хайден ответил на ваш вопрос к определенному времени. Если вы напишете просто «Мне нужен ваш ответ к 14 часам пятницы», он может пропустить эту фразу или не придать ей особого значения. Отметьте важность этой фразы, включив в нее имя адресата. Напишите так: «Мне нужен ваш ответ, Хайден, к 14 часам пятницы», и он обратит больше внимания на крайний срок.

Кроме того, использование имени получателя в самом конце сообщения воспринимается адресатом как проявление заботы и внимания к нему. Вы, вероятно, слышали, что имена людей – это самые сладкие для них звуки на свете. Поэтому вместо того, чтобы начать с них ваше электронное письмо, как это заведено, завершите его словами «Было приятно работать с вами, Хайден» или «Я с нетерпением жду вашего ответа, Хайден».

Прием 21

Заострите внимание получателя на определенных фразах, используя его имя

Используйте имя получателя электронного сообщения с выгодой для себя. Если вы хотите выделить конкретную мысль в середине сообщения, подчеркните ее, добавив рядом с ней имя человека, которому вы пишете. Поставив имя адресата в качестве последнего слова в вашем электронном письме, вы можете сделать его более личным и теплым. Только не переусердствуйте: вполне достаточно будет употребить имя получателя один или два раза.

Сделайте ваши сообщения интересными

(без эмодзи)

Практически каждому из нас (даже если он не признаётся в этом другим) нравятся смайлики с сердечками, обезьянками и маленькими рожицами. Удивительно, как же нам раньше удавалось выражать свои чувства без этих маленьких незамысловатых картинок! Сегодня использование эмодзи говорит не столько возрасте отправителя сообщения, сколько о его профессионализме. Времена меняются довольно быстро, но многие до сих пор чувствуют, что эмодзи – свидетельство бедного словарного запаса отправителя. Так что же делать настоящему профессионалу, пристрастившемуся к использованию эмодзи?

Вот несколько советов. Не отправляйте эмодзи людям, занимающим более высокое положение, только если они не стали первыми посылать их вам. Избегайте их в деловой переписке с людьми из других компаний, даже если они – ваши хорошие друзья. Если ваше электронное письмо будет опубликовано, ваша репутация и репутация вашей компании могут быть подорваны. (В личном общении не отправляйте эмодзи любому человеку, кто родился до 1980 года, если только вы не знакомы с ним близко.) Кроме того, есть еще эмодзи в их крайнем выражении – так называемые «гифки», изображения в формате GIF, зачастую анимированные. Это эмодзи на стероидах. Используя гифки в деловой переписке, можно испортить столь многое, что вам лучше забыть об их существовании.

А как насчет самого первого эмодзи – восклицательного знака? Сейчас, когда сообщения переполнены эмодзи, наши чувства притупились, и многие из нас украшают свои послания слишком большим количеством восклицательных знаков. Если в вашем письме больше одного или двух восклицательных знаков, получатель заподозрит, что вы не в состоянии выразить свое настроение на родном языке. Ограничьте количество восклицательных знаков и используйте вместо них словарь синонимов. Люди с богатым словарным запасом считаются более креативными, образованными и интеллигентными. Вам всего лишь нужно выделить нужное слово и нажать на кнопку, и на экране возникнут десятки синонимов, которые помогут украсить и обогатить ваше сообщение без использования эмодзи и восклицательных знаков.

Глава 19

Нужно ли стремиться угодить коллегам?

Некоторые люди лезут из кожи вон, желая понравиться коллегам и начальству, и поэтому понапрасну молча страдают и ничего не говорят им о возникающих проблемах в тех случаях, когда просто обязаны это сделать. Мне приходилось слышать сотни жалоб на условия работы наподобие упомянутых ниже, и большинство из них вполне обоснованны.

«В туалете никогда не бывает туалетной бумаги».

«Тут холодно как в склепе».